Automatizar tarefas que podem ser executadas por aplicações (software) permite que as organizações ganhem mais tempo, tempo esse que pode ser investido noutras actividades com maior impacto social. Foi com este propósito que desenvolvemos uma aplicação que permite à ENTRAJUDA gerar automaticamente as Cadernetas de Formação.


A ENTRAJUDA tem como missão “fortalecer o sector não lucrativo, nomeadamente as instituições de solidariedade social, possibilitando o acesso aos meios e recursos necessários que lhes permita exercer uma acção determinante na inclusão social e no combate à pobreza”.


Para além de muitos outros serviços, a ENTRAJUDA realiza acções de formação para associações sem fins lucrativos. Após terminada uma formação, é necessário conceder à instituição/associação participante uma caderneta de formação com informação sobre a formação e respectivos participantes da instituição/associação.


Segundo a equipa da ENTRAJUDA, a produção dessa caderneta é uma actividade que demora em média entre 20 a 25 minutos por instituição.


Objectivo

Automatizar a produção de Cadernetas de Formação.


Solução

Foi criada uma aplicação que lê num ficheiro excel a lista de todas as formações realizadas. Com os dados recolhidos e seguindo as regras definidas pela ENTRAJUDA, a aplicação cria as diversas cadernetas de formação (conjunto de ficheiros word) automaticamente.


Tecnologia Utilizada

Foi utilizada a linguagem Java (em especial a livraria Apache POI) e o IDE Netbeans.


Impacto

Com a solução criada pela Donate-IT foi possível poupar cerca de 3 semanas e meia de trabalho por ano. O tempo que hoje em dia não é desperdiçado com uma actividade que foi automatizada, pode ser investido no cumprimento da missão da ENTRAJUDA.


Testemunho

“O tempo que seria necessário despender para conseguir agregar esta informação em ficheiros únicos é impensável face aos recursos que temos. Decerto levaríamos cerca de 20/25 minutos por caderneta, para que a informação fosse rigorosa e devidamente formatada. É um ganho extraordinário.” - Elsa Velez, ENTRAJUDA


“É muito user friendly, constitui uma poupança de tempo muito significativa para a equipa da Formação e permite-nos mostrar às instituições que participaram em acções de formação da ENTRAJUDA, quais as acções, custo e pessoas formadas.” - Vera Bicho, ENTRAJUDA